بررسی نقش مدیران در ارتقای کار تیم و تیم سازی اثربخش در سازمان ها

زیبنده سرآغاز مقاله جمله ای از غول اتومبیل سازی آمریکا هنری فورد در خصوص شکل گیری تیم در گروه است: « گرد هم آمدن یک آغاز است، با هم ماندن یک فرایند و با هم کار کردن یک موفقیت».

پیش از آغاز بحث درباره تیم و گروه باید اشاره کنیم که تشکیل تیم و مدیریت آن مشکل است و حتی بهترین مدیران، گاهی ممکن است تصور غلطی از آن داشته باشند. در فینال جام جهانی فوتبال ۱۹۶۶، آلف رمزی، سرمربی تیم ملی انگلیس، تصمیم ناخوشایندی گرفت که از مهاجم ستاره تیم، در مسابقه نهایی مقابل آلمان غربی استفاده نکند. به جای او، جوف هرست را برگزید که سبک بازی او با برنامه تیمش بهتر جور بود. هرست به زدن تنها هت تریکی که هرگز در یک فینال جام جهانی اتفاق افتاده، دست یافت و انگلستان قهرمان جهان شد. ولی چهار سال بعد، در مکزیکو، رمزی تصمیم فاجعه آمیزی گرفت و بابی چارلتون را وقتی تعویض کرد که انگلستان در یک چهارم نهایی، دو گل از آلمان غربی پیش بود و سر از باخت ۲ به ۳ درآورد. اگر چنین اتفاقی می تواند برای آلف رمزی، در اوج کار حرفه ای اش بیفتد، برای شما هم می تواند اتفاق بیفتد. اگر چنین شد، به خودتان سخت نگیرید، از اشتباهات خود بیاموزید و ادامه دهید. انگار نه انگار که چهل سال بعد کسی درباره خرابکاری شما حرفی خواهد زد.

برای کار کردن به عنوان عضوی از گروه، مردم باید دلیلی داشته باشند و آن، نیاز به داشتن حس هویت و هدف مشترک است. افرادی را در آسانسور سوار کنید، آنها به طور فردی فکر و عمل خواهند کرد. یک موقعیت بحرانی، مثل خرابی آسانسور یا آتش سوزی در گودال آن ایجاد کنید. نیاز به بقا هدف مشترک آنان می شود و به طور غریزی هرکس نقشی را که به بقای گروه کمک      می کند، برعهده می گیرد؛ مثلاً، کارشناس، تسلی دهنده، مشکل گشا، و غیره.

در این مقاله، نقش هایی را که مردم در گروه ها و تیم ها برعهده می گیرند، بررسی می کنیم و به عواملی می پردازیم که ممکن است استعداد آنها را در اجرای اثربخش وظایف تحت تأثیر قرار دهند.  نقش مدیران نیز در ارتقای کار تیمی اثربخش مورد توجه قرار می گیرد.

چارلز هندی، استاد بزرگ مدیریت، داستان خوبی نقل می کند از اینکه چطور یک بار، هنگام سخنرانی کردن برای گروهی از دانشجویان دوره لیسانس، تیم های غیر اثربخش را شبیه یک تیم پاروزنی هشت نفره دانست که عقب عقب می روند، بی آنکه با هم صحبت کنند، و توسط کسی هدایت می شوند که بسیار کوچک اندام است که ببیند کجا می روند. او اقرار کرد که پاروزنی در میان حضار، کمی او را مورد انتقاد قرار داد و استدلال کرد که برعکس، آنها مثال خوبی از یک تیم کامل بودند، چون اگر به یکدیگر و به شخصی که قایق را هدایت می کرد، اعتماد کامل نداشتند، مطمئناً بدون صحبت کردن یا دیدن، به آن محکمی پارو نمی زدند. هندی دوست داشتنی است، ولی چنین به نظر می رسد که این بار، پاروزنان او را با اختلاف کمی شکست دادند.

درخصوص بهترین نظریه از میان نظریه پردازان مشاهیر مدیریت در مورد تیم و تیم سازی و انتخاب میان نظریه بلبین و نظریه تاکمن واقعاً کار سختی بود. نظریه بلبین به طور گسترده مورد استفاده قرار گرفته است. اما ترجیح نظریه تاکمن به دلیل آن است که بر اقداماتی تاکید کرده که لازم است مدیران به عمل آورند تا عده ای از افراد به صورت یک تیم بسیار خوب متشکل شوند. فرایند پیشنهادی او ساده، ولی عالی است. طی این فرایند لازم است که اعضای تیم را گرد هم آورید، آنها را به صحبت با یکدیگر وادار سازید، خط فکری آنان را به هم نزدیک کنید تا تضادها را حل کنند و مسئولیت کار و عملکرد خود را بپذیرند. ضمن اینکه شما کنار کشیده به عنوان تسهیل کننده عمل کرده، شاهد رشد آنها باشید.

هنگام گزینش اعضای تیم نه فقط ضروری است که افرادی باشند با مهارت هایی که بلبین مشخص کرده، بلکه همچنین، افرادی باشند که بتوانند مکمل توانایی های شما بوده، ضعف های شما را جبران کنند. مثلاً ، کاملاً امکان دارد تیمی را رهبری کنید که طی شش ماه قرار است یک سیستم کامپیوتری جدید را تحویل دهد، ولی دانش شما در این زمینه، اندک است. تجربه نشان داده که این کار، به یُمن وجود یک تیم شایسته، شدنی است. بنابراین، شما باید در اطراف خود افرادی داشته باشید که هم از مهارت های لازم و هم از اعتماد کامل شما برخوردار باشند.

همین که تیم شما شکل گرفت و آماده کار شد، برای توضیح هدف ها و مقاصدتان وقت صرف کنید. هدف شما هرچه باشد، فقط هنگامی که می توانید به آن برسید که تصویر روشنی از آن داشته باشید، یعنی پس از تکمیل کار، « آن هدف» چه شکلی خواهد بود. قبل از اینکه قدمی بردارید، مطمئن شوید که کجا می خواهید بروید. آنگاه لازم است که اعضای تیم را به طور انفرادی درباره نقش ها و مسئولیت هایشان توجیه کنید. سپس، کل تیم را توجیه کنید که چه کسی مسئول چیست. این اقدام، نقش ها و مسئولیت ها را روشن خواهد کرد و سردرگمی ها را رفع کرده و تیم را قادر خواهد ساخت که اعضای خود را نسبت به انجام تعهدات شان، پاسخگو نگهدارد.

یکی از وظایفی که لازم است شما و تیم انجام دهید، ارزیابی محیطی است که در آن فعالیت خواهید کرد. شما ممکن است مدیر مهمی باشید، ولی اگر محیطی که در آن کار می کنید آلوده و زیانبار است، چندان شانسی برای کسب موفقیت ندارید. برای بررسی عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر اجرای طرح و پروژه تان، از ابزارهای پویش (اسکن) استفاده کنید. آگاه باشید ضمن اینکه عوامل خارجی می توانند به شما صدمه بزنند، این عوامل داخلی است که به احتمال زیاد، تیم شما را از پا در می آورد.

هنگامی که تیم شروع به کار می کند و به تدریج هویت و شخصیت خود را پدید می آورد، واقف باشید که ممکن است لازم باشد سبک مدیریت خود را تغییر دهید. بخشی از هر فرایند رشد یافتگی، مستلزم یادگیری از پس مشکلات خود برآمدن است. در برخی مراحل، شما باید به گروه آزادی عمل بدهید تا از عهده تضادهای خود برآید. ممکن است وسوسه شوید که مداخله کنید، ولی بدانید که اگر مداخله کردید، گروه را از رشد باز خواهید داشت.

غالباً تیم سازی را طوری وصف می کنند که گویی فرایندی خطی است. حتی همین نتیجه گیری (حرف آخر)، هم این تصور را به وجود می آورد. حقیقت امر این است که اگر اوضاع رو به خرابی باشد، شاید شما مجبور باشید برای حل یک مسئله یا مشکل، پیش از آنکه بتوانید به حرکت خود ادامه دهید، بیش از یک گام به عقب بردارید.

سخن آخر اینکه: تیم های بزرگ می توانند کارهای بزرگ انجام دهند.